Sistem Informasi Manajemen

by retna rindayani 03.59 0 komentar

Landasan keputusan-keputusan SDM yang sehat adalah informasi SDM yang baik. Informasi SDM patut disediakan bagi manajer SDM dan manajer-manajer lini dalam cara sedemikian rupa sehingga memfasilitasi pengambilan keputusan. Konsep seperti ini disebut sistem dukungan keputusan (decision support system, DSS). Sistem dukungan keputusan menempatkan informasi untuk pengambilan keputusan secara harfiah diujung jari para pengambil keputusan. Dengan menggunakan komputer pribadi, manajer SDM dan manajer-manajer lini dapat memanggil semua informasi yang dibutuhkan untuk keputusan-keputusan perekrutan, promosi, penggajian atau pengembangan.

Sistem Informasi SDM (human resource information system) adalah prosedur sistematik untuk mengumpulkan, menyimpan, mempertahankan, menarik dan memvalidasi data yang dibutuhkan oleh sebuah organisasi tentang sumber-sumber daya manusia, aktivitas-aktivitas personalia, dan karakteristik-karakteristik organisasinya. Sistem Informasi SDM yang efektif adalah krusial bagi pembuatan keputusan SDM yang sehat; sistem ini biasanya menggunakan komputer dan teknologi canggih lainnya untuk memproses data yang mencerminkan aktivitas-aktivitas harian sebuah perusahaan, diorganisasikan dalam bentuk informasi untuk memudahkan proses pengambilan keputusan.

Sebuah sistem informasi SDM haruslah dirancang untuk menyediakan informasi yang:

• Tepat waktu; Manajer harus memiliki akses untuk memutakhirkan informasi
• Akurat; Manajer haruslah mampu bergantung pada akurasi informasi yang disediakan
• Ringkas; Manajer dapat menyerap banyak infomasi pada setiap waktu
• Relevan; Manajer haruslah mendapatkan hanya informasi yang dibutuhkan dalam situasi tertentu
• Lengkap; Manajer haruslah mendapatkan informasi yang lengkap, tidak sepotong-sepotong

Sumber-sumber dan Kebutuhan Informasi untuk SISDM:

• Blangko-blangko lamaran
• Evaluasi-evaluasi kinerja
• Maklumat-Maklumat perubahan personalia
• Tindakan-tindakan pendisiplinan
• Daftar gaji

Komponen-komponen Dasar SISDM:
1. Fungsi Masukan

• Data-data karyawan; Biografis, keahlian-keahlian dan minat, karakter-karakter kepribadian dan motivasi, riwayat pekerjaan, data penilaian kerja, data edukasional, informasi wawancara keluar, data pelatihan dan pengembangan
• persyaratan pekerjaan
• anggaran, ramalan penjualan dan data biaya
• gaya kepemimpinan para penyelia
• variabel-variabel tipe struktural

2. Fungsi Pemeliharaan Data (Transformasi)

• Analisis Present Value
• Tes-tes statistikal terhadap signifikasi
• Analisis regresi
• Linear programming
• Dinamic programming
• Simulasi
• Waiting-line theory
• Analisis Markov
• Teori permainan
• Statistik Bayesian
• Hubungan-hubungan fungsional perilaku

3. Fungsi Keluaran

• Pengangkatan

efektivitas perekrutan, penyaringan para pelamar, daya saing gaji, strategi pelatihan yang paling efektif, tipe-tipe keahlian yang dibutuhkan

• Seleksi dan Penempatan

mencocokan karyawan dengan pekerjaan
persediaan

• Pelatihan dan Pengembangan

 menentukan siapa yang membutuhkan pelatihan dan pengembangan, menyesuaikan pelatihan dan pengembangan dengan karyawan, efektivitas program-program pelatihan dan pengembangan

• Evaluasi

 penelitian struktur gaji, faktor-faktor dan pertimbangan untuk penilaian kinerja, evaluasi penilai, jumlah kenaikan merit untuk setiap karyawan

• Lain-lain

bagan organisasi, cek-cek gaji, informasi perencanaan SDM, perubahan struktural, dampak perusahaan kebijakan personalia

Proses Perancangan SISDM terdiri atas lima tahap utama:
1. analisis sistem pendahuluan

• melihat dan menentukan permasalahan-permasalahan atau situasi
• menentukan kendala-kendala lingkungan yang mempengaruhi sistem/situasi
• menentuakan sasaran-sasaran
• menentukan persyaratan-persyaratan operasi (rincian permasalahan)
• menentukan studi kelaikan dan menyerahkan laporan

2. perancangan sistem

• menuliskan skenario rinci
• merumuskan sistem-sistem alternatif untuk memenuhi tujuan-tujuan dan kendala-kendala
• menilai sistem-sistem alternatif
• memberikan rekomendasi-rekomendasi
• menentukan persyaratan-persyaratan umum perekayasaan
• memperkirakan efek-efek faktor manusia dan rekayasa sistem yang diusulkan

3. rekayasa sistem

• memberikan spesifikasi rinci dari komponen-komponen perekayasaan (contohnya: perangkat keras)
• membuat kajian pendahuluan efektivitas biaya dari alternatif-alternatif desain perekayasaan
• memilih alternatif desain yang terbaik
• merekomendasikan alternatif yang terbaik kepada pengambil keputusan yang bertanggungjawab
• setelah persetujuan, memberikan spesifikasi-spesifikasi kepada staf pemrogram

4. pengujian sistem dan implementasi

• menguji subsistem
• menguji keseluruhan sistem informasi SDM
• menjalankan pengujian sistem paralel
• menerapkan sistem

5. pemantauan dan evaluasi sistem

• mengukur kinerja sistem
• mengevaluasi kinerja sistem
• memodifikasi sistem dimana perlu
• menerapkan sistem keseluruhan seperti yang dikehendaki
• melaksanakan pemantauan dan evaluasi yang berkesinambungan

Manfaat SISDM

• memeriksa kapabilitas-kapabilitas karyawan saat ini guna mengisi kekosongan yang diproyeksikan di dalam organisasi
• menyoroti posisi-posisi yang pemegang-pemegang jabatannya diperkirakan akan dipromosikan, pensiun atau diberhentikan
• menggambarkan pekerjaan-pekerjaan spesifik atau kelas-kelas pekerjaan yang mempunyai tingkat perputaran, pemecatan, ketidakhadiran, kinerja dan masalah-masalah yang tinggi yang melebihi kadar normal
• mempelajari komposisi usia, suku, dan jenis kelamin dari berbagai pekerjaan dan kelas pekerjaan guna memastikan apakah semua itu sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku
• mengantisipasi kebutuhan-kebutuhan rekrutmen, seleksi, pelatihan dan pengembangan dalam rangka memastikan penempatan yang tepat waktu karyawan-karyawan bermutu ke dalam lowongan-lowongan pekerjaan
• perencanaan SDM - untuk mengantisipasi penggantian-penggantian dan promosi-promosi
• Laporan-laporan kompensasi - untuk memperoleh informasi menyangkut seberapa besar setiap karyawan dibayar, biaya-biaya kompensasi keseluruhan, dan biaya-biaya finansial dari setiap kenaikan-kenaikan gaji dan perubahan-perubahan kompensasi lainnya
• riset SDM - untuk melaksanakan penelitian dalam permasalahan seperti perputaran karyawan dan ketidakhadiran atau menemukan tempat yang paling produktif guna mencari calon-calon baru
• penilaian kebutuhan pelatihan - untuk menganalisis kinerja individu dan menentukan karyawan-karyawan mana yang memerlukan pelatihan lebih lanjut